第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。
第二条人事档案保管制度原则
1、保密原则;
2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏;
3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性;
、合理有效的使用档案，使其发挥作用。
第三条人事档案保密
1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备;
2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。
3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。
、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。
5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
第四条档案接收：
1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;
2、在档案底账上注明接收档案;
3、填写《回执单》，退回原单位;
、把档案放置档案室内保存，并编号登记。
第五条档案转出
1、取出要转走的档案;
2、在档案底账上注销;
3、填写《转递人事档案材料的通知单》;
、最后按发文要求包装密封;
5、接收档案单位将收到档案的回执退回。
第六条档案保护
1、档案室备有必要的防火、防潮器材;
2、档案室保持清洁，不准存放无关物品;
3、无关人员不得进入档案室;
、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。
第七条新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作。
1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;
2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录;
3、将材料放入档案内。
第八条检查核对
检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。
第九条统计汇报
1、人事档案数量;
2、人事档案材料收集补充情况;
3、人事档案整理情况;
、人事档案保管情况;
5、人事档案使用情况;
6、档案室设备。
第十条人事档案的使用权限
1、法制部门调查。
2、员工本人入党、出国等。
3、档案管理员对档案的维护。
、公司因调查需要调用档案。
第十一条人事档案使用方式
1、借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况。
2、出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等。
3、在档案室查阅：防止泄密和丢失。
第十二条档案查阅手续
1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
2、其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字。
3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。
第十三条外借手续
1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。
2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。
3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。
、证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出。
第十四条离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办
理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。
第十五条
行。
第十六条
本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执本制度解释权在人力资源部。